Nell’era digitale l’evoluzione tecnologica ha aperto nuove strade per le aziende, a cominciare dalla gestione dei documenti. Oggi la digitalizzazione documentale è diventata fondamentale soprattutto per le aziende che vogliono ottimizzare i processi e ridurre l’impatto ambientale, informatizzando la produzione documentale e ottenendo così grossi benefici in fatto di accessibilità, efficienza ed efficacia. Un’azienda che oggi si adopera per la sua digitalizzazione non è solo in grado di ottimizzare i propri costi ma anche di competere al meglio sul mercato.
Ma facciamo una premessa necessaria utile a diversificare due processi, legati in particolare a documenti o archivi, che spesso vengono confusi fra loro.
- Dematerializzazione: riguarda il processo di trasformazione di documenti cartacei in formato digitale. Dopo la conversione, il supporto cartaceo può essere archiviato o distrutto e conferito al macero, riducendo ma non eliminando del tutto gli sprechi in termini di risorse e tempo.
- Digitalizzazione: riguarda la creazione di informazioni e flussi direttamente in digitale con un’effettiva trasformazione dell’intero processo aziendale, tesa ad evitare a monte l’impiego di documenti cartacei.
Molte aziende optano per la dematerializzazione degli archivi, eliminando o conservando i documenti cartacei originali, altre ricorrono invece alla loro completa digitalizzazione: è nel secondo caso che vi è un effettivo risparmio di risorse ed energia.
Riduzione dell’impatto ambientale
Secondo la ricerca “Imprese e ICT” pubblicata da ISTAT nel 2023, il 74,9% delle PMI italiane considerano l’impatto ambientale nella scelta degli strumenti aziendali con l’adozione di misure che incidono sul consumo di carta o di energia. La digitalizzazione ha così un impatto positivo sull’ambiente grazie alla riduzione dei consumi di carta in azienda.
Attivare processi interamente sul digitale significa limitare i consumi, preservare le foreste, consumare meno acqua e, ancora, ridurre l’inquinamento atmosferico associato alla produzione di carta.
Ottimizzazione dei processi aziendali
La Digital Transformation consente alle aziende di implementare soluzioni avanzate che inoltre semplificano la gestione di archivi e documenti. Noi di Sicilia Servizi Informatici crediamo molto nell’implementazione di tecnologie digitali e grazie ai progetti per i nostri clienti assistiamo ad una netta semplificazione dei processi, che porta spesso anche a significativi miglioramenti delle prestazioni aziendali.
Miglioramento dell’accessibilità e dello scambio collaborativo
Grazie al digitale la posizione fisica non può più limitare l’accesso alle informazioni aziendali. La Digital Transformation consente anche ai professionisti di accedere ai documenti necessari alla propria mansione a partire da qualsiasi luogo o dispositivo, migliorando la flessibilità del lavoro e la collaborazione tra colleghi e team distribuiti.
Sicurezza e conformità
Con il passaggio da documenti cartacei a digitali è inoltre necessario garantire la piena sicurezza delle informazioni. La Digital Transformation include misure di sicurezza avanzate come la crittografia, le firme digitali e l’accesso protetto allo scopo di offrire la piena protezione dei dati aziendali sensibili.
In conclusione, la digitalizzazione dei processi aziendali rappresenta un passo fondamentale verso un futuro sostenibile per le imprese italiane. Implementando la tecnologia digitale, le aziende ottimizzano i processi, migliorano l’accessibilità alle informazioni da parte del proprio network e contribuiscono attivamente a preservare l’ambiente e a migliorare la qualità della vita delle persone. Investire in soluzioni personalizzate come queste ha dei vantaggi non solo economici, ma anche un impatto positivo duraturo in azienda e sul nostro pianeta.
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