2C Solution Fatturazione Europea
Ultimo aggiornamento 08-07-2020 source: 2CSolution
Un trampolino per l’innovazione di tutta l’azienda: il document management è il mezzo per raggiungere gli obiettivi zero carta e massima efficienza, sfruttando al meglio i vantaggi della dematerializzazione. Gli strumenti normativi dei legislatori europei in materia di trasformazione digitale delle procedure amministrative e fiscali, nonché dell’intero ciclo dell’ordine, infatti non mancano. Tuttavia, è necessario che le imprese siano in grado di sfruttarli appieno, cogliendone la vera essenza di leve per la trasformazione digitale. Per concretizzare questa visione, è indispensabile dotarsi dei giusti tool, come SolutionDOC di 2C Solution, piattaforma studiata apposta per il document management. Vediamo tutto quello che bisogna sapere per beneficiare di tutti i vantaggi della gestione documentale digitale.
La gestione documentale tradizionale implica alti costi, burocrazia eccessiva e perdite di tempo per le aziende. Per superare queste difficoltà, i legislatori europei si sono attivati negli ultimi anni per individuare soluzioni digitali che permettessero di adempiere agli obblighi fiscali e amministrativi senza dover ricorrere a montagne di carta. Nell’ottica della creazione di un sistema comune di regole e strumenti che abilitino la dematerializzazione delle procedure, sono state introdotte innovazioni come la fatturazione elettronica europea (a livello UE) e il Nodo Smistamento Ordini (in Italia, a livello nazionale). Ovviamente, adeguarsi all’utilizzo di questi sistemi obbligatori per legge richiede alle aziende di dotarsi di strumenti informatici adatti allo scopo. Questo non deve però banalmente essere percepito come un oneroso impegno che richiede di investire grandi somme o affrontare ostacoli tecnologici.
L’informatizzazione delle procedure aziendali attraverso l’impiego di software per il document management è in grado di rivoluzionare gli assetti dell’impresa, favorendone il business e consentendo di ottimizzare tempi e spese. Una soluzione come SolutionDOC di 2C Solution può supportare l’impresa in quest’ottica di digitalizzazione.
È importante individuare una soluzione che possa essere perfettamente integrata con i sistemi aziendali, per offrire la massima comodità all’azienda. In questo modo infatti le operazioni vengono completamente automatizzate. Questo semplifica il lavoro degli uffici amministrativi, riduce i tempi necessari alla compilazione dei documenti e all’espletamento delle pratiche fiscali. Lo strumento SolutionDOC Document Management System di 2C Solution ad esempio è in grado di svolgere compiti di organizzazione, ricerca, catalogazione e gestione dei documenti in modo automatico. Dotato di un’interfaccia intuitiva e semplice da utilizzare, renderà più rapido il lavoro e permetterà di ottimizzare i processi interni aziendali. Oltretutto, la soluzione è personalizzabile a seconda delle necessità dell’impresa e della tipologia di business portato avanti. Per esempio, il tutto può essere fruito sia in cloud sia on premises.
L’adozione della suite SolutionDOC avvantaggia in particolare le grandi aziende perché aiuta concretamente a ottimizzare la gestione dei documenti informatici. I benefici sono:
Costi ridotti: la gestione digitale della documentazione aiuta a ridurre i costi dedicati all’amministrazione, soprattutto se la soluzione adottata è in cloud.
I processi aziendali sono digitalizzati e di conseguenza ottimizzati, resi più fluidi dalla gestione telematica dei documenti. Non ci sono intoppi e la business continuity viene garantita: un aspetto importante soprattutto alla luce delle necessità emerse durante l’emergenza da coronavirus.
L’azienda si mantiene competitiva sul mercato, grazie all’adozione di una soluzione tecnologica che le permetterà di valorizzarsi e incrementare la propria reputazione. La trasformazione digitale dei processi non è più un surplus per le imprese, ma un aspetto da abbracciare appieno per trarne il massimo.
SolutionDOC di 2C Solution è una suite dedicata alla gestione documentale delle aziende sotto ogni aspetto. Oltre al modulo specifico per il document management, è corredata da moduli sia per l’enterprise content management che per il business process management. La prima soluzione consente di creare piattaforme interne per sviluppare cruscotti personalizzati e aree di lavoro che semplificano la quotidianità. L’altra soluzione, dedicata al BPM, serve per facilitare la comunicazione a più livelli. Velocizza infatti il workflow informativo, rendendo più rapidi i processi.
Tutti e tre gli strumenti consentono di sfruttare al meglio i vantaggi della digitalizzazione, portando l’azienda a un livello superiore di innovazione. Una condizione che si rifletterà positivamente anche sui clienti, i quali avvertiranno l’impresa come efficiente e all’avanguardia, apprezzando la rapidità delle procedure e la fluidità nell’erogazione di servizi.
2C Solution Fatturazione Europea
Ultimo aggiornamento 26-05-2020 source: 2CSolution
La digitalizzazione della gestione documentale è un percorso in divenire. Non è realistico ritenere che l’innovazione in questo ambito si concluda una volta introdotta la fatturazione elettronica europea o l’ordine elettronico o un altro degli adempimenti che i legislatori nazionali ed europei hanno in programma di varare in questi anni. Di pari passo con la necessità di semplificare il settore, infatti, avanza anche un altro aspetto: quello della sperimentazione tecnologica. Se da un lato le attuali soluzioni digitali consentono di rispondere ai bisogni di oggi, le nuove tecnologie, come l’intelligenza artificiale o i Big data, lasciano prevedere scenari futuri di ulteriori e differenti applicazioni. Parlando di gestione documentale, particolarmente interessante è approfondire il ruolo che potrebbe avere la tecnologia blockchain. Approfondiamo l’argomento, ipotizzando anche il caso concreto della fatturazione elettronica basata sui registri distribuiti.
Prima di scendere nel dettaglio, tuttavia, è bene chiarire che cosa sia la tecnologia blockchain, per capire come può essere utile nella gestione documentale. Blockchain letteralmente significa “catena di blocchi” e consiste in un registro digitale che non può essere soggetto a modifiche. I “blocchi” sono raggruppamenti di dati che seguono un ordine cronologico e non sono suscettibili di mutazioni, in cui le informazioni sono distribuite. Non vi è quindi un’anima centrale che amministra il tutto, come nel caso di una banca dati tradizionale. Questo fa della blockchain un sistema affidabile che garantisce alti livelli di tracciabilità e anche di sicurezza. Il sistema non è ovviamente del tutto inattaccabile, nessuno strumento digitale lo è, ma la decentralizzazione tipica delle blockchain rende molto complesso mettere a segno un attacco informatico. Inoltre, il registro distribuito applica la crittografia, per ulteriore protezione. Le informazioni, quindi, godono di un’elevata protezione, il che fa di questa tecnologia un possibile strumento per l’utilizzo in ambito documentale. I documenti di business, come le fatture elettroniche o gli ordini elettronici, coinvolgono numerosi dati sensibili che è bene proteggere. Considerando sempre la sicurezza, la blockchain può certificare l’autenticità dei documenti: questo, in primis, per la peculiarità che prevede come le informazioni contenute nei “blocchi” siano immodificabili e mantengano la loro integrità. Oltre a ciò, ulteriori garanzie derivano dal fatto che la blockchain consente anche la validazione temporale del documento, caratteristica riscontrabile pure con l’utilizzo degli smart contract che dispongono di marche temporali.
Le possibilità offerte da questa innovazione sono la chiave del crescente interesse nei suoi riguardi. Secondo il report pubblicato a gennaio 2020 dall’Osservatorio Blockchain&Distributed Ledger del Politecnico di Milano, nel corso del 2019 il mercato mondiale della blockchain è cresciuto del +56%, raggiungendo solo in Italia il valore di 30 milioni di euro. I settori in cui sono stati maggiormente applicati progetti sono quello finanziario e l’ambito pubblico, su tematiche principalmente legate a pagamenti, gestione documentale e supply chain. Questo è lo scenario globale, in cui Stati Uniti, Corea del Sud e Cina risultano essere i Paesi con più casi di implementazione di questa tecnologia. In Italia gli investimenti sono cresciuti del 100% rispetto al 2018, con sedici progetti attivi: il nostro Paese è il secondo nel Vecchio continente, dietro al Regno Unito. Tuttavia, emerge dal report che in Italia tra le imprese c’è ancora poca consapevolezza delle possibilità offerte da questa tecnologia. Eppure non mancano i riscontri positivi delle aziende che già se ne stanno servendo. Secondo l’indagine del Politecnico di Milano, i principali vantaggi nello sviluppo di progetti legati alla blockchain in azienda sono:
Migliore condivisione delle informazioni tra i soggetti coinvolti nella supply chain;
Maggiore automatizzazione dei processi, che si traduce in particolare in migliorie nella riconciliazione tra pagamenti e dati (un aspetto fondamentale per il ciclo dell’ordine e la fatturazione, spesso foriero di disagi per i reparti amministrativi che perdono molto tempo a far quadrare il tutto);
Più sicurezza, in particolare riduzione delle frodi;
Crescita della fiducia.
Investire in progetti che coinvolgono la blockchain è quindi un’utile spinta per l’innovazione dell’azienda, la quale potrà così mantenersi competitiva e al passo con l’evoluzione tecnologica.
Due esempi concreti
In generale quindi, la gestione documentale tramite blockchain fornisce il valore aggiunto della fiducia. Per esempio, in un sistema di fatturazione elettronica, ogni fattura sarà certificata e registrata: tutti i soggetti coinvolti condivideranno le informazioni relative al documento, così di volta in volta che le fatture saranno registrate. In questo modo, attraverso questo innovativo sistema, si terrà traccia di ogni scambio documentale avvenuto nell’ambito del rapporto commerciale.
Nel caso delle fatture anticipate poi, la blockchain offre garanzie alle banche che vantano crediti sul soggetto che fattura. La registrazione della fattura infatti certifica il rapporto, validandolo.
2C Solution Credit Risk e Data Quality
Ultimo aggiornamento 14-04-2020 source: 2CSolution
Il processo documentale è uno dei fondamenti della produttività dell’azienda. Non adottarlo significa compromettere l’efficienza di tutto l’iter operativo. Significa esporsi a svantaggi, problemi, errori, ma anche a qualcosa di ben più grave: fuga di clienti e mancati guadagni.
Nessun business sano desidera minare la propria competitività, quindi è necessario che l’impresa sappia dotarsi di questo strumento. Ma andiamo con ordine.
Cos’è, innanzitutto, un processo documentale? Si tratta, in pratica, di una procedura tecnologica prestabilita attraverso cui un documento può essere acquisito, protocollato, modificato, archiviato e, all’occorrenza, ricercato. In poche parole, è nient’altro che una tracciatura costante del ciclo di vita del documento stesso. La sua applicazione in azienda, come detto, può portare vantaggi evidenti e importanti: evita ad esempio che i documenti possano andare smarriti, che non si riesca a risalire alle persone che vi hanno lavorato, che le varie attività si arenino davanti a un documento irrintracciabile o che, estrema conseguenza, l’intero flusso di lavoro debba bloccarsi.
È quindi evidente che il processo documentale sia ormai un elemento decisivo per una PMI improntata, come oggi deve essere, alla digitalizzazione. L’approccio analogico ostacola infatti pesantemente un’efficace gestione dei documenti, soprattutto in presenza di moli di dati (e-mail, fatture, contratti, ordini, DDT, preventivi, progetti) sempre più corpose.
Con il processo documentale, l’utente ha la possibilità di visualizzare lo stato in cui si trova in ogni momento il documento e ha modo di intervenire su di esso nel modo giusto. Non solo. Il documento potrà passare da un ufficio all’altro senza che i dati rischino di essere smarriti. Numerose persone potranno lavorarvi senza che questo comprometta l’integrità delle informazioni. Inoltre resterà sempre al sicuro e sarà sempre velocemente accessibile. Tutto ciò permetterà agli addetti non solo di gestire al meglio i flussi di lavoro, ma anche di concentrarsi in modo più approfondito sulle proprie mansioni, anziché sulla loro gestione.
Ma cosa significa, nel concreto, attuare un processo documentale in un’azienda? In che modo può intervenire la tecnologia? Come abbiamo detto, la digital transformation ha trasformato l’archiviazione elettronica dei documenti in qualcosa di più. Ovvero, la digitalizzazione dei flussi di lavoro. Questo ha effetti sull’operatività di tutto il business: lo rende veloce, sicuro, efficiente e improntato al risparmio.
In questo quadro, attuare un processo documentale significa introdurre nell’impresa quelle tecnologie specifiche in grado di digitalizzare le varie attività di gestione dei documenti. Tali tecnologie prendono il nome di Document Management System.
Perché questi software si rivelino davvero efficaci, tuttavia, è necessario verificare che sappiano rispondere a una serie di esigenze specifiche. Una buona soluzione, in particolare, è quella che, tra le altre cose, saprà:
Organizzare e catalogare con semplicità e precisione tutti i documenti amministrativi (fatture, DDT, ordini, libro inventari e libri di magazzino), la corrispondenza (e-mail, fax, lettere) e i documenti commerciali (offerte, brochure, foto, video);
Gestire in modo efficace l’inserimento di metadati per rendere l’indicizzazione e l’archiviazione semplici e veloci;
Sfruttare le varie funzionalità per: configurare indici/metadati per ricercare e filtrare i documenti; rinominare i documenti in archiviazione; assistere l’indicizzazione grazie al pre-caricamento di liste normalizzate; avviare i connettori con altri applicativi in fase di archiviazione dei documenti per recuperare dati aggiornati in tempo reale.
È evidente che tali funzionalità richiedono competenze specifiche e tecnologie sofisticate per essere concretizzate. Ecco, quindi, che spesso è consigliabile che le aziende non si improvvisino, ma si affidino all’outsourcing per ottenere i risultati migliori.
Ma quali sono i casi in cui rivolgersi a soggetti terzi diventa necessario?
In presenza di moli di documenti particolarmente ingenti; In mancanza di figure professionali interne capaci di occuparsi del processo documentale in ogni suo aspetto (sistemi e procedure da implementare, caratteristiche da rispettare, normative in costante cambiamento da seguire…); Quando l’azienda ha l’esigenza di risparmiare sui costi di gestione di tali attività, per investire le proprie risorse economiche in altro modo (la gestione del processo documentale in outsourcing evita all’azienda di accollarsi i costi, spesso notevoli, per le infrastrutture di archiviazione e messa in sicurezza dei documenti); Nel caso sia necessario ricevere consulenza e formazione sul processo documentale (ad esempio in termini di legislazione archivistica, redazione di titolari, progettazione di workflow documentali, sistemi di protocollazione…).
Affidarsi ai servizi in outsourcing per la gestione del processo documentale può quindi rivelarsi, molte volte, strategico. Nonostante il suo impatto sia sottovalutato, questa funzionalità è infatti decisiva in termini di abbattimento dei costi e dei tempi amministrativi. E l’outsourcing risulta la scelta ottimale per ottenere il massimo da queste nuove possibilità tecnologiche grazie a soluzioni personalizzate.
La decisione di rivolgersi a un know how professionale specifico, e dunque a uno sguardo esterno qualificato, consentirà inoltre all’impresa di prendere coscienza delle potenzialità di miglioramento dei propri workflow documentali. E la condurrà verso soluzioni architettoniche di alto livello, finalizzate ad integrare nuove possibilità tecnologiche e procedure consolidate senza alcun trauma per il business.
fonte e articolo completo 2CSolution
La conservazione è l'attività volta a proteggere e custodire nel tempo gli archivi di documenti e dati informatici.
Ultimo aggiornamento 17-01-2020
Il sistema di conservazione, come previsto dall’art.44 del CAD, garantisce autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici. L’Agenzia per l’Italia Digitale definisce le modalità operative per realizzare l’attività di conservazione, ovvero:
natura e funzione del sistema;
modelli organizzativi;
ruoli e funzioni dei soggetti coinvolti;
descrizione del processo di conservazione;
profili professionali dei responsabili impiegati nel processo di conservazione.
Le pubbliche amministrazioni sono tenute a conservare tutti i documenti formati nell’ambito della loro azione amministrativa. Anche il registro giornaliero di protocollo, a partire dall'11 ottobre 2015, in base all'articolo 7, comma 5 delle Regole tecniche per il Protocollo informatico, deve essere inviato in conservazione entro la giornata lavorativa successiva. I soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici e che intendono accreditarsi devono presentare all’Agenzia per l’Italia Digitale domanda di accreditamento.
fonte e articolo completo agid.gov.it
Il quadro completo su conservazione elettronica, obbligatoria per legge, per il Codice dell’amministrazione digitale. La cui ultima versione pone alcuni problemi ai conservatori elettronici. Le norme e le soluzioni
Ultimo aggiornamento 17-01-2020
Il nostro ordinamento individua numerosissime situazioni in cui è previsto l’obbligo di conservare documenti riportanti atti, fatti o dati in quanto giuridicamente rilevanti:
tale obbligo di conservazione dovrà essere assolto dal soggetto che ha prodotto il documento o da colui che, per legge, deve custodirlo. La conservazione, inoltre, ove non prevista da una legge o da un regolamento, può essere effettuata anche per ragioni di opportunità o per finalità probatorie. Ovviamente, ciò vale anche per i documenti informatici, la cui corretta conservazione richiede però l’adozione di procedure metodologiche che non possono prescindere dall’attenzione alle caratteristiche peculiari delle soluzioni e dei formati informatici più idonei per assicurare quelle caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità, in linea con quanto previsto dalla nuova formulazione dell’art. 44 del Codice dell’Amministrazione digitale (D.Lgs. n. 82/2005, così come recentemente modificato dal D.Lgs. n. 217/2017), dedicato ai requisiti per la gestione e la conservazione dei documenti informatici.
fonte e articolo completo agendadigitale.eu
La conservazione digitale dei documenti fiscali. Guida pratica per professionisti ed imprese. I passaggi del processo di conservazione digitale dei documenti contabili delle imprese. Firma digitale e apposizione all’indice del pacchetto di archiviazione (SInCRO).
Ultimo aggiornamento 17-01-2020
Perché si ricorre alla stampa quando la formazione dei documenti avviene esclusivamente mediante sistemi di elaborazione elettronica?
Rispondere a questa domanda è sicuramente l’obiettivo di questo contributo. Arrivati a questo punto del processo di digitalizzazione e fatturazione elettronica, è opportuno andare a delineare dei nuovi processi di emissione dei documenti. La sfida per imprese e professionisti, in questo ambito, è quella di implementare processi di digitalizzazione senza timore di incorrere in errori o fuorvianti interpretazioni oltre che di poter meglio valutare software e soluzioni operative. La conservazione digitale, infatti, rappresenta l’evoluzione dei processi amministrativi delle imprese. C’è in ballo la possibilità di soluzioni di “supply chain collaboration” tra fornitori e clienti. Ovvero, la possibilità di fornire soluzioni in grado di ridurre i costi amministrativi per le imprese e al contempo velocizzare l’attività di verifica da parte dell’ Agenzia delle entrate
fonte e articolo completo fiscomania.com
